Секретарь/Помощник руководителя

• Ведение календаря руководителя
• Распределение поручений в электронном документообороте (ЕСЭД)
• Ведение табеля учета рабочего времени
• Заказ продуктов, канцелярии, мебели и пр. для офиса
• Поддержание порядка в офисе
• Взаимодействие с водителем
• Организация рабочих мест новым сотрудникам
• Помощь коллегам по различным вопросам (оформление командировок, оформления заявок в help.me, перенос отпуска и тд.)
• Информационная и travel-поддержка (оформление командировок, виз, заказ билетов, трансферов, бронирование отеля)
• Личные поручения руководителя
• Оформление пропусков

• Ведение календаря руководителя (организация совещаний, встреч)
• Информационная и travel-поддержка (оформление командировок, виз, заказ билетов, трансферов, бронирование отеля)
• Сдача отчетности по представительским расходам и командировкам
• Личные поручения руководителя
• Контроль за исполнением всех контрольных поручений руководителя
• Работа в системах СЭОДО, SAP, АС ДРУГ, КУРС
• Оформление пропусков
• Ведение журналов по проведению инструктажей по пожарной безопасности, охране труда, ознакомление с внутренними нормативными документами
• Выдача подарков, пригласительных в подразделении в рамках праздников
• Организация выездных сессий и корпоративов

• Участие в электронных аукционах (от подготовки документов, до подписания контракта)
• Составление первичных бухгалтерских документов
• Прием и отправка корреспонденции
• Организация командировок (покупка билетов, бронирование гостиниц, написание памятки)
• Заказ канцелярских принадлежностей
• Взаимодействие с курьерскими службами
• Составление коммерческих предложений

Руководители: президент компании, генеральный директор
• Прием и распределение телефонных звонков, прием и отправка корреспонденции, факсов
• Организация приема посетителей, VIP-клиентов
• Организация совещаний, встреч, переговоров
• Контроль состояния переговорных помещений
• Ведение внутренних реестров
• Обеспечение офиса всем необходимым (заказ воды, канцелярии, продуктов)
• Организация командировок для коллег
• Подготовка документов для путешествий
• Бронирование авиабилетов, железнодорожных билетов и гостиниц
• Выполнение личных поручений руководителей
• Планирование рабочего дня президента компании
• Поиск и заказ необходимого для руководителей/семьи
• Напоминание президенту компании о встречах, важных событиях
• Организация обедов для руководителей (по необходимости)
• Прием, первичная обработка и регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, доведение до адресата
• Взаимодействие с курьером, уборщицей
• Оповещение коллег о предстоящих событиях
• Сканирование, копирование, печать документов для коллег
• Заказ пропусков для клиентов
• Организация заказа на изготовление визиток, выдача изготовленных визиток сотрудникам
• Организация заказа ручек, папок, пакетов и другой сувенирной продукции с фирменным логотипом
• Запись коллег на тренинги, семинары, курсы
• Помощь в организации корпоративов, тренингов, занятий